Alweer enige tijd geleden heb ik artiekelen geschreven over bureaucratiën. Die artikelen ga ik ook hier opnemen. Als inleiding: wat zijn de basiskenmerken van bureaucratiën? De meeste mensen denken bij het woord ‘bureaucratie’ aan overheidsinstellingen, zoals het leger, de ministeries, provinciale en gemeentelijke instellingen zoals de burgerlijke stand, de sociale dienst, etc. ‘Bureaucratie’ heeft echter een veel ruimere betekenis: het betreft alle grote organisaties, die gekenmerkt worden door een hiërarchische opbouw en ver doorgevoerde taakverdeling. Er vallen dus ook allerlei private organisaties onder, zoals de administratie van een multinational of geprivatiseerde instellingen als het UWV en levensverzekeringenbedrijven of ziektekostenverzekeraars. Maar ook bedrijven als Shell, Philips en AKZO.
We kunnen bij de omschrijving van het begrip ‘bureaucratie’ uitgaan van de definitie van Max Weber: een helder, nauwkeurig gedefinieerde hiërarchie, waar beambten gespecialiseerde taken hebben en gespecialiseerde functies uitoefenen en waarbij ze universeel geldige regels toepassen zonder aanzien des persoons.
Daarmee zijn de kenmerken van een bureaucratie genoemd. In de volksmond heeft het begrip bureaucratie een negatieve klank. Bureaucratie is dan synoniem aan; inefficiënt, star, omslachtig, onmenselijk, niet in staat tot improvisatie, traag werkend, enzovoort. Toch hebben bureaucratieën een belangrijke functie. Het is een vorm van rationalisatie, die noodzakelijk lijkt te zijn om een complexe maatschappij als de onze te kunnen besturen. Rationalisatie gaat vaak samen met- maar kan wel worden onderscheiden van mechanisatie en automatisering. Rationalisatie kan ook worden doorgevoerd zonder dat er sprake is van mechanisering en automatisering. Oude beschavingen in China, in Egypte, Mesopotamië en Zuid Amerika kenden omvangrijke bureaucratieën, maar ze hadden geen computers en allerlei machines die wij tegenwoordig hebben ontbraken eveneens. Rationalisatie is eigenlijk het doorvoeren van taakverdelingen tussen mensen in een organisatie zodat iemand een beperkte taak heeft die hij/zij snel kan uitvoeren. Neem als voorbeeld een restaurant waar 3 obers werken. Voordat rationalisatie werd doorgevoerd hadden ze alle drie drie taken: bestellingen opnemen, bestellingen naar de tafel brengen en afrekenen bij de kassa of met een draagbare pinautomaat. Rationalisatie betekent dat taken gesplitst worden: een ober doet de bestellingen, een ober brengt de bestellingen naar de tafel en een ober rekent af. Nu hebben ze alledrie een beperkte taak die ze sneller uit kunnen voeren omdat ze aan minder dingen hoeven te denken en meer geoefend raken in die ene deeltaak.
Rationalisatie en bureaucratisering kunnen dus een nuttige functie hebben. Het maakt de besturing van complexe samenlevingen mogelijk. Maar bureaucratiën hebben ook nadelen. Daarover een volgend artikel.
Volgende artikelen gaan over de problemen waar bureaucratieën mee te maken hebben. Verder is er een artikel over het sociaal panopticum. Ook is er de analyse van de positie van de ambtenaren of functionarissen Een vijfde artikel gaat over de positie van de klant in een onderhandelingssituatie in bureaucratiën